A3fix Alkmaar B.V. is gevestigd te 1812RH Alkmaar, aan de Opaalstraat 11. A3fix Alkmaar B.V. en de andere (groeps)maatschappijen verbonden aan A3fix Alkmaar B.V. worden hierna aangeduid met “A3fix”. A3fix geldt als verantwoordelijk voor de verwerkingen van jouw persoonsgegevens (Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG)
Van wie verzamelen wij persoonsgegevens
Wij verzamelen persoonsgegevens van:
Bezoekers en gebruikers van de website
als je onze website bezoekt of onze app gebruikt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website of app gebruikt. Deze informatie helpt ons om de website of app te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.
De informatie verwerken we;
- Met jouw toestemming
- Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren.
Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, klanten of andere personen
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.
De informatie verwerken we;
- Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
- Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
- In beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).
Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
De informatie verwerken we;
- Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren
- Om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
- Op grond van jouw toestemming.
Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens
Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als;
- Je onze websites bezoekt
- Jouw gegevens invult of achterlaat op onze website
- Je je inschrijft op één van onze vestigingen; of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen.
En als wij dit niet direct van jou hebben gekregen;
- Van social media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval benaderen we je om te toetsen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden
- Als wij persoonlijke informatie ontvangen van door jou opgegeven referentie contactpersonen
- Als klanten waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over jou met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst
Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen
A3fix kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers:
- Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens A3fix diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen
- Opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen, waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten;
- Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben;
- Derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken;
- Pensioenfonds, indien van toepassing
- Overheidsinstanties
En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de daarbij geldende doelen.
Je rechten
Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor;
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken
- Rectificatie van je persoonsgegevens
- Verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen
- Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens
- Overdracht van je gegevens.
In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.
Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van A3fix.
Wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen, dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon en/of vestiging.
Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek
Indien je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en zo nodig onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door A3fix, neem dan contact op met de vestiging of jouw contactpersoon.
Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten.
Beveiliging
A3fix doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is A3fix met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
Wijzigingen
A3fix kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacystatement.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven.
A3fix maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren.
Zodra je gegevens aan ons verstrekt door het invullen van een formulier of het doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij je een account aanmaakt, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.
Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, zzp-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers of klanten
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning, personeels- en salarisadministratie.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.
We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen, indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacystatement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:
Bij inschrijving;
- NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens
- Geboortegegevens, leeftijd, geslacht
- Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jij zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof
- Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften
- Pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.
Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.
Op het moment dat je voor A3fix kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;
- Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning
- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
- Daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van bepaalde functies gegevens in het kader van een pre-employment screening.
Indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever:
- Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).
A3fix legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet.
Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder; bemiddeling, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, loopbaanbegeleiding, coaching en outplacement, planning, personeels- en salarisadministratie.
Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om;
- (correct en duidelijk) Met je te communiceren
- Je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een vacature-alert)
- Je te benaderen voor aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn
- Gegevens te verwerken ten behoeve van events, waar je aan deelneemt
- Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn
- Onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daar van tevoren over informeren;
- Jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen
- Je voor te stellen bij onze opdrachtgevers
- Je zo goed mogelijk volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen
- Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
- Onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinden) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
- Ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening
- Jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen
- Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering
- Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met jou zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot; identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.
Dat betekent:
Kandidaten
Jouw gegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact indien je niet voor A3fix hebt gewerkt. Na afloop van genoemde termijn worden jouw gegevens definitief verwijderd.
Indien je voor A3fix werkt/hebt gewerkt
Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde dienstverband, waarna ze worden verwijderd.
Zakelijke relaties
We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
- Naam en contactgegevens
- Functie
- Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;
- Gegevens om een goede zakelijk relatie met je kunnen onderhouden
- Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.
Waarom verzamelen wij jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen jouw gegevens o.a. om;
- De overeenkomst met u te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen
- Met jou te kunnen communiceren
- Om te kunnen factureren
- Om jou en/of jouw collega’s toegang te verstrekken tot de portal en het accountbeheer in te regelen
- Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of jou beter van dienst te kunnen zijn
- Onze dienstverlening te verbeteren.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.